Praktische tips ter voorbereiding op nieuwe fase Brexit
Op 29 augustus 2023 heeft het VK het definitief Border Target Operating Model (TOM) gepresenteerd waarin de volgende fase van invoering van grenscontroles en eisen voor onder andere planten en plantaardige producten wordt beschreven. Snijbloemen van Orchidaceae, Dendranthema, Dianthus, Gypsophila en Solidago zijn in het TOM benoemd als ‘medium risico’ daarvoor is vanaf 31 januari 2024 een fytosanitair certificaat verplicht. Het inpassen van de extra administratieve formaliteiten en de inspecties in bedrijfsprocessen en logistiek heeft flinke impact. Een goede voorbereiding is dan ook noodzakelijk.
Bedrijfsleven, brancheorganisaties en KCB hebben ervaring opgedaan met de export van ‘hoog risico potplanten’ waarvoor sinds 1 januari 2021 al een 100% certificaat en inspectieplicht geldt. De lessen die daaruit kunnen worden geleerd hebben we samen vertaald naar onderstaande praktische tips ter ondersteuning van uw voorbereidingen op 31 januari 2024.
Deze tips zijn op 30 augustus geactualiseerd en/of aangevuld. Momenteel bekijkt het KCB samen met het ministerie van LNV en de NVWA of er sprake is van veranderingen ten opzichte van het concept TOM en wat de impact hiervan zal zijn voor ondernemers. Waar nodig wordt de informatie op deze website hierop nog aangepast.
Zorg dat u toegang heeft tot inspectiesystemen en bekend bent met douaneprocedures
Veel zaken kunt u digitaal afhandelen, maar daarvoor moet u bij een aantal instanties in de controleketen bekend zijn en is toegang tot diverse overheidssystemen noodzakelijk. De belangrijkste stappen hebben wij hier voor u op een rij gezet. Deze stappen kunt u gelijktijdig inzetten. Let op: de diverse stappen hebben een doorlooptijd van enkele weken. Van groot belang is, dat alle registraties (NVWA, e-CertNL en keuringsdienst) met hetzelfde KvK en vestigingsnummer gebeuren.
Bepaal welk type inspectie het best past bij uw bedrijfsvoering
We onderscheiden zendingsinspecties, voorraadinspecties en inspecties die vallen onder de erkenning bedrijfscontrolesysteem VK. Een zendingsinspectie vindt plaats op een gereedstaande hoeveelheid producten die samen op één fytosanitair certificaat komt. Doorgaans wordt deze inspectie gepland net voor vertrek van de zending naar uw klant.
Bij voorraadinspecties wordt een grote hoeveelheid producten geïnspecteerd die over meerdere fytosanitaire certificaten wordt verdeeld. Dit type inspectie kan plaatsvinden voordat u zendingen gaat samenstellen (zelfs meerdere dagen van tevoren) of terwijl u producten over zendingen aan het verdelen bent. De ervaring leert dat er dan geen wachttijd ontstaat in uw logistiek en bovendien kunt u dan nog tijdig anticiperen op eventuele afkeuring van producten of op wijzigingen in klantbestellingen.
Om voorraadinspecties te kunnen aanvragen in e-CertNL heeft u een “Erkenning Voorraadregister” nodig. Er gelden diverse voorwaarden, onder andere voor de traceerbaarheid van partijen. De ervaring leert dat in veel gevallen aanpassingen in de digitale bedrijfssystemen noodzakelijk zijn om deze traceerbaarheid te realiseren en dat dit enige tijd kost. Het is dus nodig om tijdig kennis te nemen van de voorwaarden en te beginnen met uw voorbereiding. Meer informatie over de erkenningsregeling leest u hier.
Naast reguliere inspecties en voorraadinspecties bestaat ook de mogelijkheid voor bedrijven om zelf controles uit te voeren door hiertoe speciaal opgeleide fytosanitaire-controlemedewerkers van uw eigen bedrijf of van gekoppelde bedrijven. U heeft daarvoor als bedrijf een erkenning Bedrijfscontrolesysteem VK nodig.
Het bedrijf dat de aanvragen in e-CertNL invoert, of laat invoeren en verantwoordelijk is voor de zending kan bij de NVWA een aanvraag erkenning Bedrijfscontrolesysteem indienen. Meer informatie over het indienen van de aanvraag en de erkenningsvoorwaarden vindt u hier op de website van de NVWA. Hier vindt u ook informatie over de opleiding tot bevoegd fytosanitaire-controlemedewerker.
Bekijk welk type inspectie past binnen de logistiek van uw bedrijf.
Realiseer u dat er een extra schakel in uw logistiek komt en dat inspecties tijd kosten
Een inspectie betekent per definitie dat uw zending stil staat. Uiteraard geldt dit voor de duur van de inspectie, welke afhankelijk is van de complexiteit van de zending en de geldende eisen. Daarnaast zal de inspectie wellicht niet altijd op het door u gewenste tijdstip kunnen worden uitgevoerd, waardoor zendingen langer stil kunnen komen te staan in afwachting van inspectie.
De afgelopen periode hebben we gezien dat bedrijven hun webshops eerder sluiten en hun besteltijden aanpassen om ruimte in de logistiek te creëren voor de noodzakelijke inspecties en administratieve formaliteiten. Denk daarom na welke stappen u kunt of moet nemen om inspecties in te passen in uw logistiek.
Kijk hoe en vooral ook op welk moment u keuringen inpast in uw logistieke proces
Door uw keuringsaanvragen eerder en gespreid aan te vragen draagt u samen met andere bedrijven bij aan het voorkomen van mogelijke vertragingen als gevolg van piekbelasting bij het KCB. Vraag tijdig de inspectie aan en houd in de logistiek rekening met een extra schakel. Probeer inspecties te spreiden en wat op ‘dal momenten kan’ ook op dal momenten te laten uitvoeren. Verken wat u kunt doen om bij te dragen aan het spreiden van de inspectiemomenten. Hoe meer we gezamenlijk de venstertijden waarbinnen inspecties plaatsvinden kunnen verruimen, hoe flexibeler we met z’n allen kunnen zijn in het aanvragen en uitvoeren van de totale vraag naar inspecties.
Bent u klaar voor de inspectie?
De ervaring leert dat een goede voorbereiding meestal leidt tot een soepele, vlotte afhandeling van de inspectiewerkzaamheden. Dit is prettig voor uzelf, en voor andere bedrijven die afhankelijk zijn van dezelfde inspectiecapaciteit. Hoe korter de doorlooptijden, hoe meer zendingen het KCB kan verwerken.
Voorbereidingen die u kunt treffen:
Liggen de benodigde documenten klaar?
- Inspectielijsten uit e-CertNL uitprinten en klaarleggen voor de inspecteur, eventueel in combinatie met een totaallijst (consolidatie) van alle producten bestemd voor VK en verdeeld over de bedoelde, onderliggende e-CertNL inspectielijsten.
- Eventueel vereiste importfyto (bij product non-EU-origine) klaarleggen bij de betreffende zendingen.
- Eventueel vereiste pre-export certificaat (PEC) (bij product EU-origine) klaarleggen bij de betreffende zendingen.
Staan de te inspecteren partijen klaar?
- Partijen staan gereed, gegroepeerd als zending, op het aangevraagde tijdstip.
- Partijen zijn volledig toegankelijk. Let op: compleet ingepakte, gesealde dozen of karren kan dus niet.
Voldoet de inspectielocatie?
- De inspectielocatie voldoet aan de gestelde eisen (keurtafel, licht). U vindt hier een checklist van de inspectiecondities.
- Er is altijd assistentie voor de inspecteur aanwezig (d.w.z. een medewerker die de inspecties begeleidt).
Wat te doen bij afkeuring van producten of onjuistheden in documenten
Afkeuringen leiden eigenlijk altijd tot een verstoring/vertraging in de logistiek; een afgekeurde partij moet fysiek uit de zending worden gehaald en de documenten moeten worden gewijzigd. Het wijzigen van documenten in e-CertNL moet plaatsvinden voordat een inspecteur kan overgaan tot waarmerken. De ervaring leert dat het handig is om ter plekke personeel met toegang tot e-CertNL beschikbaar te hebben ten tijde van de inspecties, om eventuele aanpassingen door te voeren. Op deze manier wordt inspectietijd bespaard, en uiteindelijk dus inspectiecapaciteit.
Helaas is de ervaring dat de verwerkingssnelheid in e-CertNL niet altijd optimaal is. Als KCB hebben wij hier geen invloed op. Sterker nog, wij hebben er ook last van. Wij blijven dit punt dan ook aankaarten bij e-CertNL.
Voorkom onnodige vertragingen. Zorg dat u inspectieaanvragen straks tijdig en volledig kan indienen
Wij stellen alles in het werk om de door u aangevraagde inspecties tijdig uit te voeren. Gezien de toename van activiteiten door Brexit hanteren wij sinds 1 januari 2021 het servicelevel strikter dan u mogelijk van ons gewend bent. U vindt het servicelevel hier.
Wat kunt u hiervan merken?
- Inspecties worden ingepland binnen de termijn die in het servicelevel wordt gehanteerd. Dit kan betekenen dat het door u gewenste tijdstip van uitvoering niet kan worden gerealiseerd.
- Inspecties kunnen worden verschoven naar een ander tijdstip.
- Extra (niet aangevraagd) werk op locatie wordt niet meer geaccepteerd.
- Als de te inspecteren partij niet klaar staat of er is geen assistentie beschikbaar, wordt de inspectie afgebroken en moet u opnieuw een inspectie aanvragen.