Import en het nieuwe inspectiesysteem: wat verandert er precies?

Eén eigenaar per inspectielocatie

Vanaf 24 november gaan we veel formulieren via e-mail versturen. Dit zijn formulieren die we nu nog met de hand invullen, maar die dus binnenkort digitaal worden. Om dat goed te laten verlopen, is het belangrijk dat inspectielocaties en bedrijven correct gekoppeld zijn.

Daarbij gaan we van het volgende uit:

1.      Elke inspectielocatie heeft één eigenaar/erkenninghouder die verantwoordelijk is voor de locatie. We bepalen deze eigenaar op basis van het KvK-vestigingsnummer

2.      De eigenaar/erkenninghouder van een inspectielocatie moet als relatie bekend zijn in ons relatiebeheersysteem

3.      Er kunnen meerdere relaties gebruikmaken van een inspectielocatie, maar slechts één relatie is de eigenaar/erkenninghouder

Wat betekent dit voor u?

Ø  Wij koppelen op dit moment de juiste eigenaar/erkenninghouder aan elke bij ons bekende inspectielocatie. Als we die koppeling niet kunnen maken, nemen we contact met u op

Ø  Wilt u in de toekomst een nieuwe locatie laten koppelen? Dan kunt u dat doen via het koppelformulier. De verwerkingstermijn hiervoor is 5 werkdagen

Importaangiftes wijzigen

Het nieuwe inspectiesysteem verwerkt wijzigingen van de inspectielocatie en de gewenste inspectiedatum en -tijd in een CLIENT-aangifte automatisch.

Wat betekent dit voor u?

·        Wilt u een wijziging doorvoeren in de inspectielocatie, -datum of -tijd? Stuur dan een wijzigingsverzoek via het CPD105-bericht aan CLIENT Import. CLIENT Import accepteert het wijzigingsverzoek alleen als wij de inspectie nog niet gepland hebben. CLIENT Import stuurt geaccepteerde wijzigingsverzoeken door naar het KCB-inspectiesysteem

·        Accepteert CLIENT Import uw CPD105-bericht niet? Stuur dan een e-mail naar uw KCB-rayonkantoor. We zullen de aanvraag dan uit de planning halen, mits hij nog niet in uitvoering is. Zo wordt het weer mogelijk om de aanvraag te wijzigen in CLIENT Import. Vervolgens kunt u uw wijzigingsverzoek naar CLIENT Import sturen

Let op

Vanaf 1 april 2026 kunnen we alleen nog wijzigingsverzoeken voor de inspectielocatie of de gewenste inspectiedatum of -tijd accepteren die u ons via CLIENT Import stuurt. Stuurt u ons een wijzigingsverzoek via e-mail? Dan kunnen we dat helaas niet meer in behandeling nemen. Uiteraard kunt u dan nog wel via e-mail contact opnemen om een aanvraag uit de planning te halen.

Vindt een wijziging plaats op verzoek van de KCB-planning? Dan is daarvoor geen aanpassing via CLIENT Import nodig.

Vrijgevallen importaangiftes annuleren

Wilt u een importaangifte die vrijgevallen is van fysieke inspectie alsnog annuleren? Stuur dan een annuleringsverzoek naar facturatie@kcb.nl

Kopie conform stempelen vrijgevallen zendingen

Wilt u een kopie conform voor een fytosanitair certificaat van een vrijgevallen importzending laten stempelen op uw bedrijfslocatie? Daarvoor is het vanaf 24 november verplicht om een verzoek in te dienen. U kunt dus niet meer spontaan een of meerdere certificaten laten stempelen door een aanwezige inspecteur.

Hoe dient u een verzoek voor kopie conform stempelen in?

·        Stuur een e-mail aan de planning van uw rayonkantoor

·        Geef in de e-mail de gewenste datum en tijd aan. Benoem ook het aantal certificaten dat u wilt laten stempelen en het aantal kopieën dat u van elk certificaat wilt ontvangen

·        De planning beoordeelt of er ruimte is om uw verzoek uit te voeren

Nieuwe inspectie-app

De KCB-inspecteurs gaan met een nieuwe inspectie-app werken. Wat betekent dat voor u?

P2 code-verstrekking

In het nieuwe systeem kan de inspecteur individuele inspectie-aanvragen afronden. Daarmee kan de inspecteur direct het proces starten om de P2-code te verstrekken. De enige voorwaarde is een werkende internetverbinding. De inspecteur hoeft niet meer zelf een synchronisatie te starten. Ook hoeft u niet per inspectie-aanvraag af te tekenen. Dat scheelt tijd.

Meer informatie beschikbaar bij aftekenen inspectie

Aan het einde van een inspectiebezoek tekent u, zoals u gewend bent, altijd voor akkoord. Bij het tekenen is door de nieuwe inspectie-app meer informatie beschikbaar:

·        U kunt zien of de inspecteur tijdcorrecties heeft doorgevoerd

·        U kunt inzien of er tijd voor extra inspecteurs gerekend is

Planningsberichten

Zodra uw inspectieaanvraag is ingepland, ontvangt u per email een bevestiging van de afgesproken datum en tijd. De lay-out van dit bericht is vernieuwd. De afzender is noreply@kcb.nl. Het zou kunnen dat het bericht in de map ‘Ongewenste e-mail’ terechtkomt. Markeer dit e-mailadres alvast als ‘Vertrouwd’ om dit te voorkomen.

Inspectie niet uitgevoerd of gestaakt?

Soms is een inspectie niet mogelijk of staken we deze. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren als de inspectielocatie gesloten is of als de zending niet op tijd is binnengekomen. U ontvangt voortaan geen inspectierapport meer voor deze aanvragen. In plaats daarvan sturen we u een e-mail waarin staat dat de inspectie niet mogelijk was of is gestaakt.

Het is belangrijk dat u als aanvrager vervolgens naar de planning van het rayon mailt onder vermelding van het aangiftenummer. Dan kunt u de aanvraag op een ander moment of op een andere locatie laten inplannen.

Brengen we een vergeefse reis in rekening? Dan informeren we u hierover in een aparte e-mail.

Formulieren en rapporten

Het inspectierapport, het blokkadeformulier, het monsternameformulier en de Verklaring van Niet-Conformiteit (VVNC) zien er voortaan anders uit dan u gewend was. Deze krijgen de KCB-huisstijl en geven een duidelijker overzicht van de gecontroleerde partijen, de inspectieresultaten en eventuele foto’s. U ontvangt deze documenten op de e-mailadressen die u in MijnKCB heeft ingevuld.

Het blokkadeformulier, het monsternameformulier en de VVNC worden voortaan automatisch gegenereerd. We vullen deze formulieren dus niet meer met de hand in. Dat verkleint de kans op fouten en maakt het makkelijker om data te hergebruiken.

Blokkadeformulieren

Wordt uw importpartij om meerdere redenen vastgelegd? Dan ontvangt u voortaan per reden een apart blokkadeformulier. Deze formulieren versturen we ook in aparte e-mails. Het kan dus zo zijn dat u bijvoorbeeld een blokkadeformulier ontvangt als een zending op een kopie fytosanitair certificaat is gekeurd, en dat u daarnaast ook een blokkadeformulier ontvangt omdat er vermoedelijk een Q-organisme is aangetroffen.

Door redenen te splitsen in onze communicatie, kunnen we de opvolging en afhandeling van blokkades steeds verder digitaliseren.

Vrijgave na blokkade

Wilt u een geblokkeerde importpartij laten vrijgeven? Dan levert u, zoals u gewend bent, bewijs bij ons aan dat we de blokkade kunnen opheffen. Dat kan bijvoorbeeld een origineel fytosanitair certificaat of een monsteruitslag zijn. Voeg daarbij de geprinte versie van het blokkadeformulier bij. Als de importpartij vrijgegeven wordt, dan stempelen wij het blokkadeformulier af als bewijs van afhandeling voor uw administratie.

Geven we een geblokkeerde importpartij alsnog vrij? Dan verwerken wij dat in ons systeem en ontvangt u op de gebruikelijke manier een vrijgavecode. Op dit moment ontvangt u geen bevestiging van de vrijgave via e-mail. We werken eraan om dat in de toekomst wel mogelijk te maken.

Verklaring van niet conformiteit (VVNC) en VVNC-sticker

Voldoet een partij groenten of fruit niet aan de EU-handelsnormen? Dan ontvangt u voortaan een VVNC via e-mail. De inspecteur brengt op deze partij een sticker aan met de tekst ‘Verbod tot vervoer’ en het juiste dossier- of VVNC-nummer.

Na de nacontrole ontvangt u een update van de VVNC via e-mail. Deze update herkent u hieraan:

·        Bovenaan de update staat de afschrijving van het VVNC op basis van nacontrole(s). Per nacontrole ziet u de afgeschreven hoeveelheid en de nog terug te melden hoeveelheid

·        De nacontrole krijgt een eigen nummer. Dat is het laatste (volg)nummer van het VVNC, maar dan verhoogd met één. Stel: het laatste volgnummer was NC/10019738/02/1. Dan is het nummer voor de nacontrole NC/10019738/02/2

·        Onder de afschrijving ziet u het volledige VVNC, inclusief het originele nummer