Export en het nieuwe inspectiesysteem: wat verandert er precies?

Eén eigenaar per inspectielocatie

Vanaf 24 november gaan we veel formulieren die we nu nog met de hand invullen, digitaal maken en via e-mail versturen. Om dat goed te laten verlopen, is het belangrijk dat inspectielocaties en bedrijven correct gekoppeld zijn.

Daarbij gaan we van het volgende uit:

1.      Elke inspectielocatie heeft één eigenaar die verantwoordelijk is voor de locatie. We bepalen deze eigenaar op basis van het KvK-vestigingsnummer.

2.      De eigenaar van een inspectielocatie moet als relatie bekend zijn in ons relatiebeheersysteem.

3.      Er kunnen meerdere relaties gebruikmaken van een inspectielocatie, maar slechts één relatie is de eigenaar.

Wat betekent dit voor u?

Ø  Wij koppelen op dit moment de juiste eigenaar aan elke op dit moment bij ons bekende inspectielocatie. Als we die koppeling niet kunnen maken, nemen we contact met u op.

Ø  Wilt u in de toekomst een nieuwe locatie laten koppelen? Dan kunt u dat doen via het koppelformulier. De verwerkingstermijn hiervoor is 5 werkdagen.

VPC-inspecties (export kwaliteit G&F)

Met het nieuwe systeem komt er ook een automatische risicoanalyse en selectie van exportaanvragen G&F voor kwaliteitscontrole (VPC). Het voordeel daarvan is dat u snel hoort welke aanvragen niet geselecteerd zijn voor een inspectie.

Is uw aanvraag niet geselecteerd voor inspectie?

·        U ontvangt een e-mailbericht met de melding “geen inspectie”. Standaard vermelden we daar het e-CertNL-aanvraagnummer en het interne KCB-registratienummer bij.

·        De standaardvermelding wordt “Geen inspectie: {aanvraag_nr}/ {registratie_nr}/{aangever_referentie}”. “Aangever_referentie” vermelden we alleen als de aangever bekend is.

·        We geven direct een akkoord op de inspectielijst die bij de inspectieaanvraag in e-CertNL hoort. U kunt geen producten meer toevoegen aan die lijst.

·        Wilt u toch producten toevoegen aan uw certificaat? Dan vragen we u om een nieuwe inspectieaanvraag te doen voor de toe te voegen producten. Deze nieuwe aanvraag kan geselecteerd worden voor inspectie.  Bij de inspectie moeten de producten klaar staan van de aanvraag die op inspectie is gevallen.

·        Bent u klaar met uw zending en het certificaat? Doe dan via e-CertNL een waarmerkverzoek voor het certificaat (zie Waarmerkverzoeken hieronder).

Is uw aanvraag geselecteerd voor inspectie?

·        U ontvangt op een later moment een planningsbericht

·        Tot de start van de inspectie kunt u nog producten aan de aanvraag of inspectielijst toevoegen

·        De waarmerking van het controlecertificaat vindt plaats bij de fysieke inspectie, mits de producten aan de eisen voldoen

Let op:

Vanaf 2 februari 2026 komt het kwaliteitscertificaatnummer later beschikbaar in e-CertNL, namelijk pas zodra de inspectie is aangevraagd. Dat is bedoeld om eventueel misbruik van het nummer te voorkomen. We vragen u om uw interne processen hierop aan te passen.

Nieuwe inspectie-app

De KCB-inspecteurs gaan met een nieuwe inspectie-app werken. Wat betekent dat voor u?

Gegevensregistratie

Bij exportaanvragen ziet de inspecteur in de app de inhoud van de aanvraag (orderregels). De inspecteur registreert voortaan welke deelzendingen hij geïnspecteerd heeft. Dat kan iets meer inspectietijd kosten. Eventuele afkeuringen kunnen we juist sneller registreren, doordat de deelzendingen al in het systeem staan.

Afkeuring bij export

Wordt een deelzending afgekeurd voor export? Dan kan dat leiden tot een aanpassing van uw aanvraag in e-CertNL, bijvoorbeeld als u een deelzending verwijdert of een vervangende partij toevoegt. Dan verandert het inspectielijstnummer in e-CertNL en/of het controlegetal op het certificaat.

Belangrijk: zorg dat u deze gewijzigde gegevens aanlevert als de inspecteur het certificaat tijdens de inspectie moet waarmerken. Dat kunt u doen door de nieuwe inspectielijst en het certificaat af te drukken, of door deze te tonen op een beeldscherm. De inspecteur kan deze wijzigingen niet meer elektronisch ophalen uit e-CertNL.

Meer informatie beschikbaar bij aftekenen inspectie

Aan het einde van een inspectiebezoek tekent u, zoals u gewend bent, altijd voor akkoord. Bij het tekenen is door de nieuwe inspectie-app meer informatie beschikbaar:

·        U kunt zien of de inspecteur tijdcorrecties heeft doorgevoerd

·        U kunt inzien of er tijd voor extra inspecteurs gerekend is

Waarmerkverzoeken (DW)

Wilt u certificaten laten waarmerken buiten inspecties om? Dan is vanaf 24 november een waarmerkverzoek uit e-CertNL verplicht. Dat geldt ook voor papieren certificaten die een “nat” stempel moeten krijgen. U kunt dus niet meer spontaan uw certificaat aan de balie van een rayonkantoor of door een aanwezige inspecteur laten waarmerken.

Hoe vraagt u een waarmerkverzoek aan?

·        Voer in e-CertNL een inspectielocatie in op zowel zendingsniveau als op orderregelniveau

·        Zorg dat u bij de initiële inspectieaanvraag op zendingsniveau een andere inspectielocatie invoert dan op orderregelniveau. Dat is belangrijk om later het waarmerken op de gewenste locatie te laten uitvoeren

·        Kies bij de initiële aanvraag op zendingsniveau voor de inspectielocatie 16361

·        Vraag eerst de initiële inspectie aan

·        Gaat u later het waarmerkverzoek doen?

o   Pas dan de locatie op zendingsniveau aan in de definitieve locatie. De onderstaande tabel geeft u hiervoor de juiste informatie

o   Voer vervolgens de stappen ‘Controleer zekerheden’ en ‘Afgifte documenten’ opnieuw uit

o   Kies op het tabblad ‘Inspectie’ bij het veld ‘Inspectie’ voor ‘DW’

 * Het gaat hier om zendingen waarvoor u alleen een kwaliteitscertificaat heeft aangevraagd. Heeft u voor de zending zowel een fytosanitair certificaat als een kwaliteitscertificaat aangevraagd? Vul dan op zendingsniveau de locatie voor het fytosanitair certificaat in.

Let op:

Ø  Heeft u bij de initiële aanvraag op zendingsniveau uw eigen locatie ingevuld? Dan kunt u alleen een waarmerkverzoek op uw eigen locatie doen. Hiervoor rekenen we een starttarief.

Ø  Vergeet u het waarmerkverzoek? Dan ontvangt u geen gewaarmerkt certificaat. U kunt wel nog een waarmerkverzoek indienen zolang de aanvraag niet verlopen is. Komt u er niet uit? Neem dan contact op met uw KCB-rayonkantoor.

Ø Op waarmerkverzoeken is het reguliere servicelevel van toepassing. Dien uw waarmerkverzoek daarom tijdig in.

Planningsberichten

Zodra uw inspectieaanvraag is ingepland, ontvangt u per email een bevestiging van de afgesproken datum en tijd. De lay-out van dit bericht is vernieuwd. De afzender is noreply@kcb.nl. Het zou kunnen dat het bericht in de map ‘Ongewenste e-mail’ terechtkomt. Markeer dit e-mailadres alvast als ‘Vertrouwd’ om dit te voorkomen.

Inspectie niet uitgevoerd?

Soms is een inspectie niet mogelijk. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren als de inspectielocatie gesloten is of als de zending niet op tijd is binnengekomen. U ontvangt voortaan geen inspectierapport meer voor deze aanvragen. In plaats daarvan sturen we u een e-mail waarin staat dat de inspectie niet mogelijk was.

Het is belangrijk dat u als aanvrager vervolgens naar de planning van het rayon mailt onder vermelding van het aangiftenummer. Dan kunt u de aanvraag op een ander moment of op een andere locatie laten inplannen.

Brengen we een vergeefse reis in rekening? Dan informeren we u hierover in een aparte e-mail.

Formulieren en rapporten

Het inspectierapport, het blokkadeformulier, het monsternameformulier en de Verklaring van Niet-Conformiteit (VVNC) zien er voortaan anders uit dan u gewend was. Deze krijgen de KCB-huisstijl en geven een duidelijker overzicht van de gecontroleerde partijen, de inspectieresultaten en eventuele foto’s. U ontvangt deze documenten op de e-mailadressen die u in MijnKCB heeft ingevuld.

Het blokkadeformulier, het monsternameformulier en de VVNC worden voortaan automatisch gegenereerd. Deze formulieren vullen we dus niet meer met de hand in. Dat verkleint de kans op fouten en maakt het makkelijker om data te hergebruiken.

Monsternameformulier bij export van uien

Uienmonsters worden vanaf 24 november geregistreerd via de nieuwe inspectie-app. Daardoor ontstaat een digitaal monsternameformulier. Dit formulier wordt niet automatisch naar een laboratorium verstuurd. Ook schrijft de inspecteur geen document meer uit om bij de monsterzak te voegen.

Wat betekent dit voor u?

-        U ontvangt het monsternameformulier in de email

-        Print het monsternameformulier uit en voeg dit bij de monsterzak

-        Stuur het geheel naar het laboratorium van de Naktuinbouw of NVWA

Verklaring van niet conformiteit (VVNC) en VVNC-sticker

Voldoet een partij groenten of fruit niet aan de EU-handelsnormen? Dan ontvangt u voortaan een VVNC via e-mail. De inspecteur brengt op deze partij een sticker aan met de tekst ‘Verbod tot vervoer’ en het juiste dossier- of VVNC-nummer.

Na de nacontrole ontvangt u een update van de VVNC via e-mail. Deze update herkent u hieraan:

·        Bovenaan de update staat de afschrijving van het VVNC op basis van nacontrole(s). Per nacontrole ziet u de afgeschreven hoeveelheid en de nog terug te melden hoeveelheid.

·        De nacontrole heeft een eigen nummer. Dat is het laatste (volg)nummer van het VVNC, maar dan verhoogd met één. Stel: het laatste volgnummer was NC/10019738/02/1. Dan is het nummer voor de nacontrole NC/10019738/02/2.

·        Onder de afschrijving ziet u het volledige VVNC, inclusief het originele nummer.

Vragen?

Heeft u vragen over bovenstaande informatie?

Als uw vragen gaan over de toegang tot het klantportaal, dan kunt u ons bereiken via mijnkcbservice@kcb.nl.

Voor vragen over andere onderwerpen kunt u mailen naar vragen@kcb.nl.

Wij helpen u graag verder.