Werkwijze waarmerkverzoeken (DW) bij export

Afgelopen november heeft het KCB een nieuw inspectiesysteem in gebruik genomen. Sindsdien is het verplicht om per exportaanvraag een waarmerkverzoek in e-CertNL te doen wanneer u een certificaat wilt laten waarmerken buiten inspecties om. Dit geldt voor elektronische fytosanitaire certificaten en ook voor papieren certificaten die een “nat” stempel moeten krijgen.

Het is niet meer mogelijk om certificaten spontaan aan de balie van een KCB-rayonkantoor of via een aanwezige inspecteur te laten waarmerken.

 De afgelopen periode heeft iedereen moeten wennen aan deze nieuwe werkwijze. Nu de eerste kinderziektes verholpen zijn, gaat het KCB deze werkwijze strikter toepassen. We zetten daarom de belangrijke aandachtspunten nog even voor u op een rij.

Eerst fysieke inspectie aanvragen, daarna het waarmerkverzoek

Sommige inspectieplichtige producten kunnen vrijvallen van fysieke inspectie. Het is daarom van belang dat u eerst de fysieke inspectie aanvraagt. Vraag om problemen te voorkomen, niet langer dan 14 dagen van tevoren inspecties en certificaten aan.

Valt uw aanvraag vrij? En is alles compleet? Dan kunt u bepalen op welk moment en welke locatie u het certificaat wilt laten waarmerken en daarvoor een waarmerkverzoek (Inspectie ‘DW’ in e-CertNL) doen.

 Bij aanvragen voor Diversen via CFA bepaalt e-CertNL na “Afgifte documenten” of uw aanvraag geïnspecteerd moet worden. Doet u een aanvraag voor Diversen via CFA?  Kies dan eerst “Afgifte documenten” om te zien of u eventueel een waarmerkverzoek moet indienen.   

Voor welke aanvragen dient u een waarmerkverzoek in?

In de volgende situaties dient u een waarmerkverzoek in via e-CertNL:

1. Niet-inspectieplichtige producten waarvoor wel een certificaat verplicht is

2. Inspectieplichtige producten die zijn vrijgevallen van fysieke inspectie

3. Inspectieplichtige producten waarvoor tijdens de fysieke inspectie nog geen certificaat gewaarmerkt is

4. Zendingen waarvoor u alleen een kwaliteitscertificaat heeft aangevraagd en die zijn vrijgevallen van fysieke inspectie

5. Elektronische certificaten o.b.v. voorraadregister VK

6. Elektronische certificaten voor Noorwegen

 Hoe vraagt u een waarmerkverzoek aan in e-CertNL?

• Doe een aanvraag in e-CertNL voor de fysieke inspectie zoals u gewend bent. Let op:

  • Laat op zendingsniveau (Tabblad ‘Zending’) de inspectielocatie leeg. (Dat is belangrijk om later het waarmerken op de gewenste locatie te kunnen laten uitvoeren.)

  • Vul op orderregelniveau (Tabblad 'Orderregels') uw inspectielocatie in

• Vraag dan de inspectie (‘F’) aan voor de orderregels (Tabblad ‘Inspecties’)

• Doe daarna (direct na aanvragen van de fysieke inspectie of op een later moment) het waarmerkverzoek:

  • Vul dan de locatie op zendingsniveau in (Tabblad ‘Zending’). De onderstaande tabel geeft u hiervoor de juiste informatie

  • Voer vervolgens de stappen ‘Controleer zekerheden’ en ‘Afgifte documenten’ opnieuw uit

  • Op het tabblad ‘Inspectie’ staat nu een extra inspectie

    • Kies voor die regel bij het veld ‘Inspectie’ de optie ‘DW’ (Let op: niet CW kiezen)

    • Kies vervolgens ‘Inspectie aanvragen’

* Het gaat hier om zendingen waarvoor u alleen een kwaliteitscertificaat heeft aangevraagd. Heeft u voor de zending zowel een fytosanitair certificaat als een kwaliteitscertificaat aangevraagd? Vul dan op zendingsniveau de locatie voor het fytosanitair certificaat in.

** Wanneer u kiest voor een inspecteur op uw bedrijf dan komt de inspecteur naar uw locatie om te waarmerken. In alle andere situaties komt er geen inspecteur langs voor het waarmerken.

Certificaat per post ontvangen of afhalen bij een rayonkantoor?

• Wilt u het certificaat afhalen aan de balie van een rayonkantoor?

  • Dien voor ieder certificaat een apart waarmerkverzoek in via e-CertNL

  • Gebruik in het waarmerkverzoek inspectielocatienummer 16361, ongeacht naar welk rayonkantoor u komt

  • Mail daarnaast uw certificaten met bijlagen naar het rayonkantoor, zoals u dat gewend was. Of kom met het sjabloon en de bijlagen naar het rayonkantoor

  • U betaalt het certificaattarief en de toeslag e-CertNL; het waarmerkverzoek wordt niet apart gefactureerd

• Wilt u het certificaat per post ontvangen?

  • Doe per certificaat een apart waarmerkverzoek via e-CertNL (met inspectielocatienummer 16424)

  • Mail daarnaast uw certificaat met bijlagen, zoals u dat gewend was

  • U mag meerdere certificaten en verschillende postadressen in één e-mail combineren

  • U kunt uw eventuele koerierslabel(s) bij de e-mail voegen

  • U betaalt het certificaattarief en de toeslag e-CertNL; het waarmerkverzoek wordt niet apart gefactureerd

Tot slot:

• Heeft u bij de initiële aanvraag op zendingsniveau toch een locatie ingevuld en is dit uw eigen locatie? Dan kunt u alleen een waarmerkverzoek op uw eigen locatie doen. Hiervoor rekenen we een starttarief

• Vergeet u een waarmerkverzoek in te dienen? Dan ontvangt u geen gewaarmerkt certificaat. U kunt wel nog een waarmerkverzoek indienen zolang de aanvraag niet verlopen is. Komt u er niet uit? Neem dan contact op met uw KCB-rayonkantoor

• Op waarmerkverzoeken is het reguliere servicelevel van toepassing. Dien uw waarmerkverzoek daarom tijdig in.

Vragen?

Heeft u vragen over het nieuwe inspectiesysteem of over dit bericht? Mail naar vragen@kcb.nl. We helpen u graag.