Gewijzigde werkwijze documentcontrole verleggingen vanaf 1 oktober

Het transporteren van een zending van de buitengrens van de Europese Unie (EU) naar een erkende inspectielocatie in een andere lidstaat, waarbij de zending niet volledig is goedgekeurd en ingeklaard aan de buitengrens, wordt aangeduid met de term 'verleggen'. In de huidige situatie krijgt u bij het indienen van een vooraanmelding in CLIENT voor een verlegging, automatisch goedkeuring om de zending naar de aangegeven inspectielocatie in de andere lidstaat over te brengen. U ontvangt hiervoor een CHED-PP waarop is aangegeven dat de documentcontrole akkoord is bevonden. Deze werkwijze is strijdig met de EU-regelgeving en wordt daarom aangepast. Vanaf 1 oktober 2024 ontvangt u geen automatische goedkeuring meer voor deze verleggingen, er wordt vanaf deze datum eerst een documentcontrole uitgevoerd.

In eerste instantie, zal de documentcontrole uitsluitend digitaal plaats vinden op basis van een kopie van het originele fytosanitaire certificaat (FC) of op basis van het digitale FC. Deze documentcontrole vindt alleen plaats tijdens kantooruren en wordt uitgevoerd volgens ons servicelevel. U dient zelf actie te ondernemen om de documentcontrole plaats te laten vinden, zie daarvoor onderstaand stappenplan.

Later, wanneer de benodigde aanpassingen in CLIENT-import en de IT-systemen van de keuringsdiensten gereed zijn, wordt de documentcontrole door middel van een inspectiebezoek uitgevoerd. De documentcontrole vindt dan plaats op basis van het originele FC of op basis van het digitale FC (mits de EU toestemming heeft gegeven voor het gebruik van een digitaal FC voor het betreffende land). Naar verwachting zal dit begin volgend jaar zijn, u ontvangt hier te zijner tijd meer informatie over.

Onderstaand meer uitleg over de documentcontrole (D-controle) tijdens de tijdelijke werkwijze. Mocht u hier vragen over hebben, dan kunt u ons het beste bereiken door te e-mailen naar verleggingen@kcb.nl.

Stappenplan tijdelijke werkwijze D-controle vanaf 1 oktober:

1. Meld de zending aan in CLIENT-import
2. Stuur een e-mail naar verleggingen@kcb.nl, vermeld daarin het aangiftenummer en voeg als bijlage een kopie van het originele fytosanitaire certificaat (FC) of het digitale FC toe.
3. U ontvangt de uitslag van de D-Controle via de e-mail, er zijn 4 mogelijkheden:

a) D-Controle conform
De D-controle is volledig afgerond. U ontvangt de status vooraanmelding met daarop het nummer van het aangemaakte CHED-PP, het CHED-PP staat klaar in Traces NT.

b) Aangifte onjuist
De aangifte komt niet overeen met het FC, u dient binnen 7 dagen een nieuwe aangifte te doen. Doorloop hiervoor nogmaals alle stappen, te beginnen bij 1.
c) Aanleveren aanvullende documenten
Het FC voldoet niet de eisen van de EU, u dient een replacement op te vragen in het land van herkomst welke voldoet aan de eisen van de EU. U heeft 7 dagen de tijd om een replacement aan te leveren.
> U heeft binnen 7 dagen een replacement ontvangen met hetzelfde FC-nummer: ga verder met stap 2 en voeg aanvullend aan deze stap ook het replacement toe aan de e-mail.
> U heeft binnen 7 dagen een replacement ontvangen met een ander FC-nummer: ga verder met stap 1 en meld de zending nogmaals aan in CLIENT-import. LET OP: Vermeld bij de e-mail in stap 2 dat het een replacement betreft en voeg de eerder verstuurde e-mail toe als bijlage.
> U heeft geen replacement ontvangen: ga naar d) D-Controle niet conform

d) D-Controle niet conform
Het FC voldoet niet aan de eisen van de EU en u heeft geen (correct) replacement kunnen aanleveren binnen 7 dagen. De aangifte is niet akkoord en u ontvangt geen toestemming om de zending te verleggen.

Servicelevel

De D-Controle wordt uitgevoerd volgens ons servicelevel:
• Aangiftes op werkdagen voor 12.00 ingediend (per e-mail) dezelfde dag verwerkt.
• Aangiftes op maandag tm donderdag ingediend na 12.00 (per e-mail) volgende werkdag voor 13.00 verwerkt.
• Aangiftes op vrijdag ingediend na 12.00 of ingediend in het weekend (per e-mail) eerstvolgende maandag voor 13.00 verwerkt.