Kwaliteits-Controle-Bureau

Praktische tips ter voorbereiding op nieuwe fase Brexit

Vanaf 1 januari 2022 geldt bij export naar het Verenigd Koninkrijk een 100% certificaat en inspectieplicht voor snijbloemen, groenten en fruit. Het inpassen van de extra administratieve formaliteiten en de inspecties in bedrijfsprocessen en logistiek heeft flinke impact. Een goede voorbereiding is dan ook noodzakelijk.

Bedrijfsleven, brancheorganisaties en KCB hebben in de afgelopen maanden ervaring opgedaan met de export van potplanten waarvoor sinds 1 januari 2021 al een 100% certificaat en inspectieplicht geldt. De lessen die daaruit kunnen worden geleerd hebben we samen vertaald naar onderstaande praktische tips ter ondersteuning van uw voorbereidingen op 1 juli 2022.

Deze tips zijn op 15 september 2021 geactualiseerd en/of aangevuld.

Zorg dat u toegang heeft tot inspectiesystemen en bekend bent met douaneprocedures

Veel zaken kunt u digitaal afhandelen, maar daarvoor moet u bij een aantal instanties in de controleketen bekend zijn en is toegang tot diverse overheidssystemen noodzakelijk. De belangrijkste stappen hebben wij hier voor u op een rij gezet. Deze stappen kunt u gelijktijdig inzetten. Let op: de diverse stappen hebben een doorlooptijd van enkele weken. Van groot belang is, dat alle registraties (NVWA, e-CertNL en keuringsdienst) met hetzelfde KvK en vestigingsnummer gebeuren.

Bepaal welk type inspectie het best past bij uw bedrijfsvoering

We onderscheiden zendingsinspecties en voorraadinspecties. Een zendingsinspectie vindt plaats op een gereedstaande hoeveelheid producten die samen op één fytosanitair certificaat komt. Doorgaans wordt deze inspectie gepland net voor vertrek van de zending naar uw klant.

Bij voorraadinspecties wordt een grote hoeveelheid producten geïnspecteerd die over meerdere fytosanitaire certificaten wordt verdeeld. Dit type inspectie kan plaatsvinden voordat u zendingen gaat samenstellen (zelfs meerdere dagen van tevoren) of terwijl u producten over zendingen aan het verdelen bent. De ervaring leert dat er dan geen wachttijd ontstaat in uw logistiek en bovendien kunt u dan nog tijdig anticiperen op eventuele afkeuring van producten of op wijzigingen in klantbestellingen.

Voorraadinspecties zijn op dit moment alleen mogelijk binnen de pilot voor het VK voor de productgroepen potplanten en groenten en fruit die in ULO-bewaring gaan. Op korte termijn verwachten wij de pilot voor het VK ook uit te kunnen breiden naar snijbloemen. Op dit moment worden in samenwerking met de NVWA hiervoor details uitgewerkt en aanpassingen in e-CertNL doorgevoerd.

Om voorraadinspecties te kunnen aanvragen in e-CertNL heeft u een “Erkenning Voorraadregister” nodig.  Er gelden diverse voorwaarden, onder andere voor de traceerbaarheid van partijen. De ervaring leert dat in veel gevallen aanpassingen in de digitale bedrijfssystemen noodzakelijk zijn om deze traceerbaarheid te realiseren en dat dit enige tijd kost. Het is dus nodig om tijdig kennis te nemen van de voorwaarden en te beginnen met uw voorbereiding. Meer informatie over de erkenningsregeling leest u hier.

Bekijk welk type inspectie (zending of voorraad) past binnen de logistiek van uw bedrijf. Een combinatie van beide typen behoort zeker ook tot de mogelijkheden: voor de ene handelsstroom verkiest u wellicht zendingsinspecties, terwijl in een andere situatie voorraadinspecties handiger voor u zijn. Dit kan ook per dag verschillen.

Realiseer u dat er een extra schakel in uw logistiek komt en dat inspecties tijd kosten

Een inspectie betekent per definitie dat uw zending stil staat. Uiteraard geldt dit voor de duur van de inspectie, welke afhankelijk is van de complexiteit van de zending en de geldende eisen. Daarnaast zal de inspectie wellicht niet altijd op het door u gewenste tijdstip kunnen worden uitgevoerd, waardoor zendingen langer stil kunnen komen te staan in afwachting van inspectie.

De afgelopen maanden hebben we gezien dat bedrijven hun webshops eerder sluiten en hun besteltijden aanpassen om ruimte in de logistiek te creëren voor de noodzakelijke inspecties en administratieve formaliteiten. Als KCB werken wij hard aan extra inspectiecapaciteit, maar feit blijft dat bedrijven te maken krijgen met inspecties als extra schakel in de keten. Denk daarom na welke stappen u kunt of moet nemen om inspecties in te passen in uw logistiek.

Leer van elkaar, deel ervaringen

Iedereen wordt geraakt door Brexit. Alle bedrijven zoeken naar oplossingen voor de uitdagingen van Brexit. Ga als bedrijven onderling in gesprek over de uitdagingen en mogelijke oplossingen die jullie zien. Denk hierbij zeker ook aan gesprekken met klanten in het VK. Misschien ontdekt u ‘problemen’ of juist oplossingsrichtingen waar u zelf nog niet aan had gedacht.  Alle beetjes kunnen helpen om als bedrijfsleven, sectororganisaties en KCB ‘de klus te klaren’.

Kijk hoe en vooral ook op welk moment u keuringen inpast in uw logistieke proces

Door uw keuringsaanvragen eerder en gespreid aan te vragen draagt u samen met andere bedrijven bij aan het voorkomen van mogelijke vertragingen als gevolg van piekbelasting bij het KCB. Vraag tijdig de inspectie aan en houd in de logistiek rekening met een extra schakel. Probeer inspecties te spreiden en wat op ‘dal momenten kan’ ook op dal momenten te laten uitvoeren. Verken wat u kunt doen om bij te dragen aan het spreiden van de inspectiemomenten. Hoe meer we gezamenlijk de venstertijden waarbinnen inspecties plaatsvinden kunnen verruimen, hoe flexibeler we met z’n allen kunnen zijn in het aanvragen en uitvoeren van de totale vraag naar inspecties.

Bent u klaar voor de inspectie?

De ervaring leert dat een goede voorbereiding meestal leidt tot een soepele, vlotte afhandeling van de inspectiewerkzaamheden. Dit is prettig voor uzelf, en voor andere bedrijven die afhankelijk zijn van dezelfde inspectiecapaciteit. Hoe korter de doorlooptijden, hoe meer zendingen het KCB kan verwerken.
Voorbereidingen die u kunt treffen:

Liggen de benodigde documenten klaar?

  • Inspectielijsten uit e-CertNL uitprinten en klaarleggen voor de inspecteur, eventueel in combinatie met een totaallijst (consolidatie) van alle producten bestemd voor VK en verdeeld over de bedoelde, onderliggende e-CertNL inspectielijsten.
  • Eventueel vereiste importfyto (bij product non-EU-origine) klaarleggen bij de betreffende zendingen.
  • Eventueel vereiste pre-export certificaat (PEC) (bij product EU-origine) klaarleggen bij de betreffende zendingen.

Staan de te inspecteren partijen klaar?

  • Partijen staan gereed, gegroepeerd als zending, op het aangevraagde tijdstip.
  • Partijen zijn volledig toegankelijk. Let op: compleet ingepakte, gesealde dozen of karren kan dus niet.

Voldoet de inspectielocatie?

  • De inspectielocatie voldoet aan de gestelde eisen (keurtafel, licht). U vindt hier een checklist van de inspectiecondities.
  • Er is altijd assistentie voor de inspecteur aanwezig (d.w.z. een medewerker die de inspecties begeleidt).

Wat te doen bij afkeuring van producten of onjuistheden in documenten

fkeuringen leiden eigenlijk altijd tot een verstoring/vertraging in de logistiek; een afgekeurde partij moet fysiek uit de zending worden gehaald en de documenten moeten worden gewijzigd. Het wijzigen van documenten in e-CertNL moet plaatsvinden voordat een inspecteur kan overgaan tot waarmerken. De ervaring leert dat het handig is om ter plekke personeel met toegang tot e-CertNL beschikbaar te hebben ten tijde van de inspecties, om eventuele aanpassingen door te voeren. Op deze manier wordt inspectietijd bespaard, en uiteindelijk dus inspectiecapaciteit.

Helaas is de ervaring dat de verwerkingssnelheid in e-CertNL niet altijd optimaal is. Als KCB hebben wij hier geen invloed op. Sterker nog, wij hebben er ook last van. Wij blijven dit punt dan ook aankaarten bij e-CertNL.

Voorkom onnodige vertragingen. Zorg dat u inspectieaanvragen straks tijdig en volledig kan indienen

Wij stellen alles in het werk om de door u aangevraagde inspecties tijdig uit te voeren. Gezien de toename van activiteiten door Brexit hanteren wij sinds 1 januari 2021 het servicelevel strikter dan u mogelijk van ons gewend bent. U vindt het servicelevel hier.

Wat kunt u hiervan merken?

  • Inspecties worden ingepland binnen de termijn die in het servicelevel wordt gehanteerd. Dit kan betekenen dat het door u gewenste tijdstip van uitvoering niet kan worden gerealiseerd.
  • Inspecties kunnen worden verschoven naar een ander tijdstip.
  • Extra (niet aangevraagd) werk op locatie wordt niet meer geaccepteerd.
  • Als de te inspecteren partij niet klaar staat of er is geen assistentie beschikbaar, wordt de inspectie afgebroken en moet u opnieuw een inspectie aanvragen.

Verwerkingstijd e-CertNL

Ervaart u een vertraging in de verwerkingstijd van uw aanvragen in e-CertNL? Het KCB is bekend met deze situatie. Het KCB is echter niet de eigenaar van e-CertNL. Via de gebruikersraad spelen wij signalen die wij ontvangen van bedrijven door en dringen wij aan op een oplossing. U kunt uw klachten richten aan de NVWA en wij adviseren u ook contact te leggen met uw brancheorganisatie, zodat deze klachten en signalen ook kan bundelen en neerleggen.